Polityka prywatności

Administrator danych

Administrator: KP IT
Adres: ul.Romańska 1/71, 01-451 Warszawa
Kontakt w sprawach prywatności: [email protected]
Adres usługi: https://vehkeep.com

Jakie dane przetwarzamy

Dane konta: adres email, identyfikator użytkownika, data utworzenia konta, ustawienia planu, identyfikator klienta Stripe oraz techniczne dane logowania obsługiwane przez ASP.NET Core Identity.
Dane pojazdów: nazwa, marka, model, rok, VIN, przebieg i notatki podane przez użytkownika.
Historia utrzymania pojazdu: wpisy serwisowe, przypomnienia, koszty, daty, przebiegi, opisy i kategorie.
Załączniki dodawane przez użytkownika, np. faktury, zdjęcia lub dokumenty. Mogą zawierać dane osobowe, jeżeli użytkownik je tam umieści.
Dane płatności i subskrypcji: identyfikatory klienta, sesji Checkout, subskrypcji, faktur i statusów płatności otrzymywane od Stripe. Pełne dane karty płatniczej są obsługiwane przez Stripe i nie są zapisywane w bazie VehKeep.
Dane techniczne potrzebne do działania usługi, w tym cookies logowania, cookie języka, identyfikatory sesji, logi serwera i preferencje wyglądu w localStorage.

Cele i podstawy przetwarzania

Założenie i obsługa konta oraz udostępnienie funkcji aplikacji: wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem.
Prowadzenie historii pojazdów, kosztów, przypomnień i eksportu danych: wykonanie usługi zamówionej przez użytkownika.
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i diagnozowanie błędów: prawnie uzasadniony interes operatora.
Obsługa roszczeń, obowiązków księgowych lub prawnych, jeżeli powstaną: obowiązek prawny albo prawnie uzasadniony interes.
Obsługa płatności Pro, automatycznych odnowień, Customer Portal, faktur i webhooków Stripe: wykonanie umowy, obowiązek prawny oraz prawnie uzasadniony interes w prawidłowym rozliczeniu usługi.
Wysyłka wiadomości technicznych i przypomnień, jeśli funkcja zostanie skonfigurowana: wykonanie usługi lub zgoda, jeżeli będzie wymagana.

Odbiorcy danych i podwykonawcy

Dane mogą być przetwarzane przez podmioty pomagające utrzymać usługę, hosting, bazę danych, przechowywanie plików i wysyłkę emaili. Zakres zależy od konfiguracji wdrożenia.

Hosting: Coolify on Hostinger VPS
Przechowywanie załączników: Cloudflare R2
Dostawca poczty: Zoho Mail
Dostawca płatności: Stripe Payments Europe, Ltd.

Płatności Pro są obsługiwane przez Stripe. Użytkownik może zostać przekierowany do Stripe Checkout i Stripe Customer Portal. Stripe przetwarza dane płatnicze zgodnie ze swoimi zasadami bezpieczeństwa i prywatności, a VehKeep otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do przypisania subskrypcji do konta i rozliczenia planu.

Jeżeli dostawca infrastruktury lub płatności przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, operator powinien zapewnić właściwą podstawę transferu, np. decyzję adekwatności, standardowe klauzule umowne albo inny mechanizm przewidziany w przepisach.

Cloudflare R2 może działać z automatycznym wyborem lokalizacji danych; jeżeli wdrożenie wymaga gwarantowanej rezydencji danych, bucket R2 powinien być utworzony z odpowiednią jurysdykcją, np. EU.

Okres przechowywania

Dane konta, pojazdów, historii, przypomnień, kosztów i załączników przechowujemy przez czas korzystania z usługi. Po usunięciu konta lub danych usuwamy je w rozsądnym terminie, z wyjątkiem danych potrzebnych do spełnienia obowiązków prawnych, rozliczeń, bezpieczeństwa, kopii zapasowych lub dochodzenia roszczeń. Dane płatności i faktur mogą być przechowywane dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy księgowe, podatkowe lub obsługa sporów.

Prawa użytkownika

Prawo dostępu do danych i otrzymania informacji o przetwarzaniu.
Prawo sprostowania nieprawidłowych danych.
Prawo usunięcia danych, jeżeli pozwalają na to przepisy.
Prawo ograniczenia przetwarzania.
Prawo przenoszenia danych.
Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
Prawo wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Użytkownik ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: UODO.

Cookies i localStorage

Aplikacja używa niezbędnych cookies do logowania, ochrony sesji, obsługi zabezpieczeń i zapamiętania języka. Preferencje wyglądu, takie jak motyw, panel boczny i kolor akcentu, są zapisywane w localStorage. Stripe Checkout i Customer Portal mogą używać własnych technologii niezbędnych do obsługi płatności. Domyślnie VehKeep nie zawiera narzędzi analitycznych ani reklamowych.

Profilowanie i decyzje automatyczne

Aplikacja nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika i nie prowadzi profilowania marketingowego. Przypomnienia są generowane na podstawie danych wpisanych przez użytkownika.